そのまま実行できる計画
カレンダーは1つ。そこに1年のすべてを。
計画は計画、カレンダーはカレンダー、という分け方はしません。
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二重管理という見えないコスト
多くの年間計画ツールは、きれいな計画表を用意してくれる一方で、暗黙の義務をひとつ課してきます。組織が実際に使っているカレンダーと、内容を常に一致させておくことです。その作業のために時間を確保する人はいませんし、長く続けられる人もいません。
崩れ方は決まっています。計画表でリリースの週を押さえる。誰かがカレンダー上でレビュー会議を動かす。1か月後には両者の内容が食い違い、信頼されなくなるのは計画表のほうです。会議が入っているのはカレンダーだからです。
どこかに書き写さないと現実にならない計画は、まだ完成していません。実行できる計画づくりでは、書き写す作業そのものをなくします。年間表示が、実際に使われているカレンダーを直接読み書きするので、二重管理のコストはかかりません。
5つの原則
計画とカレンダーが同じものになると、何が変わるのか。
計画はカレンダーの写しではなく、カレンダーそのもの
別のツールで描いた1年は、スナップショットにすぎません。正しかったのは作った日だけです。実行できる計画づくりでは、写しを作りません。ドラッグで3か月にわたって引き伸ばした予定は、Google カレンダーや Outlook の予定そのものであり、カレンダーを共有している全員に見えています。もともと1つしかないので、同期させるものがありません。
実行に移せない決定は、計画とは呼べない
計画が完了するのは、誰かが行動に移せるものができたときです。決めた1年を実行に移すのに別のツールへ入力し直す必要があるなら、それはまだ決定ではなく提案です。予定を動かす、延ばす、取りやめる。そのたびに関係者は、いつも開いているカレンダーですぐに変更を目にします。
会議は1年の半分にすぎない
カレンダーに表示されるのは、出席を約束した予定です。何を仕上げると約束したかは、そこには表れません。タスクと予定を同じ画面に置き、所要時間と重要度を持たせなければ、目の前の1年はいつも実際より楽観的に見えてしまいます。
空いている時間も、情報のひとつ
年間表示で一番役に立つのは、そこに何も入っていない部分であることが少なくありません。関係するすべてのカレンダーを通して、何も入っていない週はどこか。全体を眺めるだけで終わらせず、判断につなげるのがこの問いです。そして、固定された計画表ではこの問いに答えられません。
チームに新しいツールを覚えさせない
カレンダーは誰もがすでに持っています。計画がカレンダーにあれば、計画ツールを開かない人、アカウントを作らない人、ツールの使い方を覚えない人にも届きます。社内への展開作業は要りません。カレンダーを使い始めたその日に、導入はもう済んでいるからです。
1年の計画の立て方は2通り
違いは表示ではありません。計画がどこにあるかです。
独立した計画ツール
- ほかの誰も開かないツールで1年を描く
- 描いた予定は、すべて本来のカレンダーに入力し直す必要がある
- 誰かが会議を1つ動かしただけで、計画がずれ始める
- 共有するには、書き出すか、スクリーンショットを撮るか、改めて説明するしかない
- 2つのシステムを正しく保つ作業が、ずっと続く
実行できる計画づくり
- チームがすでに使っているカレンダーの、リアルタイムの表示の上で1年を描く
- 描いた予定がそのまま本物の予定になり、入力し直すものはない
- 計画と現実は同じものなので、食い違いようがない
- 共有はリンク1つ、またはいつも見ているカレンダーそのもの
- システムは1つ、正しい情報源も1つ
もっと詳しく知りたい方へ： 計画ツールとカレンダーの違い
どちらの方法かは、1つの質問でわかります
あなたが計画を作ったツールを開かなくても、同僚はその計画に沿って動けますか？
答えが「いいえ」なら、呼び方はどうであれ、もう1つのシステムを管理していることになります。「はい」なら、その計画はすでに実行できる計画であり、年間表示が役目を果たしています。
実行できる計画づくりではないもの
カレンダーの代わりではありません
Kalnext は、Google カレンダーや Outlook から乗り換えることを求めません。これまでのカレンダーになかった、1年という視点を加えます。
2つ目の計画の場ではありません
実際のカレンダーの横で別の計画表を管理する必要はなく、一方向にしか取り込めないインポート作業もありません。
プロジェクト管理ツールではありません
スプリントも、タスクの依存関係も、ガントチャートもありません。実行できる計画づくりが扱うのは時間の使い道であり、作業の分解ではありません。
よくある質問
実行できる計画づくりとは何ですか？
別の計画ツールではなく、組織がすでに使っているカレンダーとリアルタイムで双方向に同期する年間表示の上で、年間計画を立てる方法です。年間表示は実際の予定をそのまま表示しているので、描いた予定はカレンダーを共有している全員がすぐに行動に移せます。決めてから動くまでの間に、入力し直す手間はありません。
タイムブロッキングとはどう違うのですか？
タイムブロッキングは、集中して作業する時間を確保する、日単位や週単位の習慣です。実行できる計画づくりは同じ考え方を1年の規模で行い、確保した時間が必ず実際に使われているカレンダーに入っていることを条件にします。大事なのは時間を確保する習慣そのものではなく、できあがったものをどこにも書き写さずに実行に移せることです。
今使っているカレンダーをやめる必要はありますか？
いいえ、その逆です。Kalnext は Google カレンダーと Microsoft Outlook に接続し、リアルタイムで双方向に同期します。あなたも同僚も今のカレンダーをそのまま使い続け、年間表示はすでにある予定を見て編集するための新しい手段になります。
年間計画専用のツールを使えばよいのではありませんか？
専用ツールには制約のない白紙の計画表があり、いくつかの案を描き比べるには確かに便利です。ただし、その結果をもとにほかの誰かが動く段階になると、利点はなくなります。計画を、みんなが実際に見ているカレンダーに書き写さなければならないからです。カレンダーとの連携が一方向の読み取り専用インポートにとどまるツールでは、この溝は埋まりません。
実行できる計画づくりはチームでも使えますか？
チームでこそ、違いが最も大きくなります。計画がカレンダーそのものなので、メンバーは新しいツールを導入しなくても計画を見られます。チーム全員の空き状況も計算でき、誰かが加えた変更は、次の手作業での同期を待たずにすぐ全員に見えます。
カレンダーは1つ。そこに1年のすべてを。
Google カレンダーまたは Outlook を接続して、仕事が実際に動いている場所で12か月の計画を立てましょう。
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